업무 회의를 더 견딜만하게 만들 수 있을까?

때로는 업무 회의가 엄청난 힘을 발휘할 수 있습니다.

마이크로소프트의 수석 과학자인 하이메 티반이 몇 년 전 최고 경영자인 사티아 나델라와 선도적인 AI 회사인 OpenAI의 창립자 샘 알트만과 함께 했던 이야기와 같습니다.

그것은 티반 씨에게 너무나 강렬한 충격을 주었고, 그녀는 그 후 차 안에 앉아 AI의 가능성에 기뻐 소리쳤습니다.

"저는 전에 한 번도 그런 일을 한 적이 없는데, 감정이 너무 많았어요."라고 그녀는 말합니다.

이 회의는 OpenAI의 현재 인기 있는 AI 챗봇 ChatGPT의 잠재력을 보여주는 시연이었습니다. 그리고 Teevan 씨는 AI가 회의를 포함한 많은 것을 변화시킬 수 있다는 확신을 갖게 되었습니다.

Jaime Teevan은 AI가 업무 회의를 혁신할 수 있다고 생각합니다.

"역사적으로 컴퓨팅은 힘든 일을 더 효율적으로 만드는 데 꽤 도움이 되었습니다." 그녀는 말합니다. "하지만 많은 아이디어를 내놓고 이를 성찰할 수 있는 무언가를 갖는 것은 질적으로 다르고 진정한 기회처럼 느껴집니다."

하지만 티반 여사는 그 구체적인 업무 회의를 오랫동안 기억할 것이지만, 우리 대부분에게는 동료들과 함께하는 그런 모임이 지루할 수 있습니다.

일론 머스크는 한때 "과도한 회의는 대기업의 폐해이며 거의 항상 시간이 지남에 따라 악화된다"고 말했습니다. 이에 동의하지 않는 사람은 거의 없을 것입니다.

한 글로벌 연구에 따르면 , 회의의 72%는 효과적이지 않은 것으로 나타났습니다 .

미국 예일 대학과 영국 런던 대학의 연구자들이 공동으로 실시한 보고서에 따르면 , 줌으로 회의를 하면 뇌 활동이 떨어진다고 합니다.

그러나 코로나바이러스 팬데믹으로 인해 많은 기업과 조직이 2020년에 회의를 온라인으로 전환해야 했고, 모두가 웹캠 앞에 앉아 회의를 진행하게 되었습니다.

좋아하든 싫어하든, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet 등을 통해 화상 회의가 꾸준히 인기를 끌고 있습니다.

한 연구에 따르면 직장에서 Zoom 통화를 할 때 사람의 뇌 활동이 떨어진다고 합니다.

Teevan 여사는 이러한 전환이 "우연"이었다고 말하며 "AI가 회의에 [긍정적인] 영향을 미칠 수 있는 기회를 만들어냈기 때문"이라고 말했습니다.

비디오 회의 기술의 3대 공급업체는 확실히 이것이 사실이라고 생각하고 있으며, 모두 이제 사용자에게 AI 기반 어시스턴트를 제공합니다. Zoom에는 AI Companion이 있고, Teams에는 Copilot이 있고, Meet에는 Duet AI가 있습니다.

이미 빠르게 확장되고 있는 기능으로는 AI가 회의 내용을 대신 기록하고, 묻고 싶은 질문을 제안하고, 회의 내용을 요점만 정리해 알려주고, 누가 참석했는지 알려주는 것, 심지어 Meet의 경우 AI가 대신 온라인 회의에 참석하는 것까지 있습니다.

후세인 카사이는 AI 기반 훈련 소프트웨어를 만드는 런던 소재 스타트업 Quench AI의 창립자입니다.

그는 미래에는 "모든 직장인이 회의에 어떤 형태로든 AI 코치를 동반하게 될 것"이라고 예측합니다.

카사이 씨는 "회의가 훨씬 더 생산적일 것입니다. 왜냐하면 우리가 훨씬 더 많은 정보를 가지고 회의에 임할 수 있고, 유용하고 더 가치 있는 판단을 내릴 수 있기 때문입니다."라고 말했습니다.

그는 근로자들이 AI를 사용하여 "그들이 단서를 얻고 정보의 세부 내용을 제공하도록 도울 것"이라고 덧붙였다.

그 결과, 지금과는 달리 회의를 통해 뭔가를 성취할 수 있을 것이라고 그는 말한다. "사람들이 준비가 되어 있지 않기 때문에 중요한 것에 대해 이야기하지 않기 때문이다."

카사이 씨는 또한 AI가 일종의 사회자 역할을 해서 회의가 끝난 후 피드백을 제공하고, 심지어 회의실에 있는 사람들이 지적하기 어려운 부분을 지적해 주는 것도 가능하다고 생각합니다.

"회의실에 횡설수설하는 바보가 있고, 말이 별로 없는 사람이 있다면... AI는 '발언자 3, 당신은 2%만 말했고 다음에는 20%만 말해야 합니다'와 같이 말할 수 있습니다."

후세인 카사이는 AI가 각 사람이 말하는 시간을 계산할 수 있다고 말했습니다.

티반 씨는 Copilot이 이미 사람들의 화상 회의에 "꽤나 상당한 영향"을 미치고 있다고 주장합니다. "사람들은 회의를 4배 더 빨리 요약할 수 있습니다."

하지만 지난해의 여러 보고서에서 지적했듯이 AI는 아직 완벽하지 않으며 실수를 할 수 있고, 이를 '환각'이라고도 합니다.

오래된 속담인 "쓰레기가 들어가면 쓰레기가 나온다"에 답하여, Teevan 씨는 Microsoft가 현재 Copilot의 "AI 프롬프트" 가 가능한 한 최상의 상태가 되도록 많은 노력을 기울이고 있다고 말했습니다 .

AI 프롬핑은 AI가 사용자의 질문에 가능한 가장 좋은 답변을 제공하는 것을 말합니다. 이를 위해 AI는 사용자가 누구인지, 어떤 일을 하는지, 어떤 답변을 가장 원할지 가능한 한 빨리 학습할 수 있어야 합니다.

"제가 AI를 사용하는 가장 일반적인 방법 중 하나는 회의에서 어떤 질문을 해야 할지 묻는 것입니다."라고 Teevan 씨는 말합니다.

티번 씨는 AI로부터 올바른 답변을 얻으려면 "내가 마이크로소프트의 연구 과학자이자 임원이라는 사실을 이해해야 한다"고 말했습니다.

비즈니스 심리학자 제스 바커는 우리 중 많은 사람이 왜 직장 회의를 좋아하지 않는지 이해하기 쉽다고 말합니다. "데이터에 따르면, 우리의 경험에 따르면 대부분의 회의는 시간이 많이 걸리고 비효과적입니다."

그녀는 또한 AI 덕분에 "전반적인 수준의 좌절감이 완전히 사라질 것이라고 확신하지 못한다"고 말했다. "저는 우리가 회의에 대해 계속해서 좌절감을 느낄 수 있을 것이라고 생각하지만, 그 이유는 다를 수 있습니다. 예를 들어, 월요일 아침 회의에 결코 나타나지 않고 대신 AI 도구가 대신 참석해 달라고 요청하는 사람 A에 대한 짜증과 같은 경우입니다.

"또는 모든 회의에 늦게 도착하고 AI 도구를 사용하여 지금까지 놓친 내용을 업데이트하는 사람에 대한 좌절감. 이것이 어떻게 동료들 사이에 분노와 불신이 증가할 수 있는지 알 수 있습니다."

그러나 Microsoft의 Teevan 씨는 AI가 회의를 개선하는 데 도움이 될 것이라고 확신합니다. "사람들이 덜 압도당하는 느낌을 받는 데 도움이 될 수 있고, 시작하고 목록에서 체크하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그리고 아이디어를 촉발하고, 새로운 방식으로 사물을 보고, 거기에서 지원을 받는 데 도움이 될 수 있습니다."